Como fazer um cerimonial perfeito para um evento?

Antes de mais nada, é preciso deixar claro que cerimonial e protocolo são coisas diferentes e precisam ser realizados em sua máxima eficiência. O cerimonial é um conjunto de formalidades que determina a sequência dos acontecimentos de um evento. Já o protocolo é o conjunto de normas que servem para conduzir e coordenar todo o cerimonial.

Sem um bom cerimonial, certamente o protocolo será afetado. Por isso, ambos precisam ser realizados de forma impecável para que o evento seja o mais completo e correto possível.

Você sabia que, no Brasil, há um decreto específico que regulamenta as normas do cerimonial? O Decreto 70.274/72 é o código que embasa toda organização a respeito das normas do cerimonial. Por isso, é bom que se diga que essa etapa de um evento não pode ser feita de qualquer fora.

É preciso ter um bom cerimonial

O primeiro passo para que o cerimonial seja um verdadeiro sucesso é possuir um cerimonialista responsável por apresentar e dirigir um evento, sempre mantendo o assunto dentro da pauta desejada. A dica aqui é simples: procure valorizar o ambiente e utilize uma linguagem de acordo com o momento.

Vale ressaltar que a linguagem, neste caso, é sempre muito importante, pois é ela que se destaca no ambiente durante o evento. Por isso, precisa ser adequada e eficiente.

É preciso atentar-se à decoração

Em qualquer tipo de evento, é preciso valorizar a simplicidade e evitar qualquer exagero. Quanto mais discreta a decoração, maiores serão as chances do ambiente ficar harmônico e confortável, uma das premissas de qualquer evento.

Uma das normas mais evidentes perante a decoração está na forma como colocar arranjo nas mesas, principalmente de autoridades. Objetos com mais de 20 cm de altura, por exemplo, não são permitidos. Além de deixarem a mesa mais organizada, objetos menores proporcionam uma sensação de minimalismo, algo que pode funcionar em qualquer tipo de evento.

Se, ao encomendar um arranjo e perceber posteriormente que ele é maior que as recomendações exigidas, o ideal é colocá-lo chão, na frente da mesa. Vale ressaltar também que a mesa deve ser forrada com uma toalha de coloração discreta, ou que esteja de acordo com as cores utilizadas pela empresa, por exemplo.

Caso seu evento seja de nível oficial, há a necessidade da presença do pavilhão nacional, ou seja, conjunto de bandeiras importantes para o evento. A Bandeira Nacional está sempre em composição com a Bandeira do Estado e a Bandeira do Município. A nacional sempre ficará no centro e, a partir dela, serão colocadas as demais, por ordem de precedência ou alfabética, a partir de sua direita.

Organização das mesas

Você sabia que existe uma regra para a composição das mesas de um evento? A ordem em que as pessoas estão sentadas durante a cerimônia não é feita sem nenhuma justificativa. Há sempre uma ordem que deve ser seguida e outras normas que precisam de mais atenção.

Para todas as autoridades da mesa, devem ser disponibilizados o protocolo, a programação do evento e uma caneta. Além disso, é necessário comunicar, com antecedência, as autoridades que tiverem interesse em realizar seus pronunciamentos.

Vale destacar que não há a necessidade de todos os integrantes da mesa fazerem o uso da palavra, apenas aqueles que tiverem interesse. Ademais, as falas devem ser rápidas, podendo-se estipular tempo mínimo e máximo para cada pronunciamento.

Como deve ser a composição da mesa?

O pronunciamento da formação da mesa oficial deve ser realizado pelo cerimonialista, quando ele informará a ordem e o lugar no qual cada convidado deverá se sentar.

O critério hierárquico é o mais usado, em que as autoridades devem ser chamadas do menor grau de relevância hierárquica para o maior, de maneira que, ao final, apenas a cadeira do centro irá sobrar, sendo utilizada pela pessoa de maior autoridade no evento. Em geral, a ordem segue o seguinte:

– A pessoa mais importante (1) fica no centro;

– A segunda pessoa mais importante (2), fica à direita de (1)

– A terceira pessoa mais importante (3) fica à esquerda de (1)

– A distribuição continua nessa ordem até o número de pessoas da formação da mesa terminar.

É importante ressaltar que não é recomendado que haja um número muito grande de pessoas, o ideal é procurar sempre manter uma mesa ímpar, com no máximo 7 lugares. Caso a mesa seja para com, por exemplo, 6 autoridades, ninguém ficará de fato no centro da mesa. Os lugares 1 e 2 serão ocupados pelas duas pessoas com maior nível hierárquico presente.

Uma das regras da montagem da mesa diretiva é sempre ficar atento às solicitações da mesa. Servir água às autoridades sempre pela direita e não deixar que falte em momento algum do evento. Se precisar retirar alguma coisa da mesa, faça sempre pela esquerda.

São alguns detalhes importantíssimos que fazem o evento atingir o objetivo necessário e ser, de fato, um sucesso. Por isso, atentar-se a essas dicas que preparamos para você é primordial durante o seu evento.

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